Saat memesan plakat untuk acara perusahaan, instansi, seminar, atau penghargaan, tim tidak hanya perlu memperhitungkan proses produksi. Proses internal seperti pengecekan materi, revisi desain, hingga persetujuan atasan juga ikut menentukan waktu produksi plakat secara keseluruhan.
Masalah biasanya muncul ketika proses approval memakan waktu lebih panjang dari perkiraan. Semakin lama tim menunggu persetujuan, semakin sedikit waktu yang tersisa untuk produksi, finishing, quality control, hingga pengiriman sebelum acara berlangsung.
Kenapa Approval Sering Membuat Waktu Produksi Makin Sempit?
Sebelum vendor mulai memproduksi plakat, tim internal biasanya perlu memastikan banyak hal terlebih dahulu. Nama penerima, jabatan, logo, warna, isi ucapan, hingga bentuk plakat sering membutuhkan pengecekan dari panitia, divisi terkait, atau pimpinan perusahaan.
Alur persetujuan yang panjang dapat memperlambat keputusan, terlebih ketika setiap pihak memberikan revisi pada waktu yang berbeda. Akibatnya, proses desain terus berjalan sementara waktu produksi plakat terus berkurang mendekati hari acara.
Apa Dampaknya Jika Approval Terlambat?
Approval yang terlambat membuat vendor memiliki waktu kerja yang semakin terbatas. Padahal, proses produksi tetap membutuhkan tahapan. Mulai dari pemotongan material, pencetakan, perakitan, finishing, dan quality control agar plakat sesuai dengan desain final.
Kondisi tersebut juga dapat mempersempit pilihan desain dan material. Vendor mungkin sulit mengakomodasi bentuk yang kompleks ketika jarak antara approval dan hari acara terlalu dekat. Terlebih lagi, jika pesanan masih perlu menempuh pengiriman antarkota.
Cara Mengantisipasi Approval agar Produksi Tetap Aman
- Siapkan seluruh materi sejak awal: Kumpulkan nama penerima, jabatan, logo, nama acara, tanggal, dan isi ucapan sebelum tim mulai membahas desain.
- Tentukan satu PIC untuk koordinasi: Percayakan komunikasi kepada satu orang agar seluruh masukan masuk melalui jalur yang sama dan tidak menimbulkan revisi yang saling bertentangan.
- Kumpulkan revisi sekaligus: Minta seluruh pihak memeriksa desain terlebih dahulu, lalu gabungkan masukan dalam satu catatan agar proses revisi berjalan lebih efisien.
- Buat batas waktu approval internal: Tentukan deadline persetujuan beberapa hari lebih awal dari jadwal produksi agar tim masih memiliki ruang ketika muncul perubahan.
- Sampaikan tanggal acara sejak awal kepada vendor: Informasi tersebut membantu vendor menghitung waktu produksi plakat, menentukan jadwal pengerjaan, dan memperkirakan waktu pengiriman secara lebih realistis.
- Hindari perubahan setelah approval final: Perubahan ukuran, material, bentuk, atau isi tulisan setelah persetujuan final dapat menggeser jadwal produksi dan menambah waktu pengerjaan.
Baca juga: Pesan Plakat Mendadak? Kenali Risiko agar Tetap Selesai Tepat Waktu
Approval memang membantu tim memastikan plakat sesuai dengan kebutuhan acara dan identitas perusahaan. Namun, tim tetap perlu mengatur proses persetujuan sejak awal agar tidak mengorbankan waktu produksi plakat, sehingga vendor memiliki waktu yang cukup untuk menjaga kualitas sekaligus memenuhi target sebelum hari acara.
